Organiser un événement

Un concert, une soirée avec DJ, une soirée caritative, une représentation théâtrale… S’il te vient l’envie d’organiser un événement, tu dois savoir qu’il ne suffit pas que ce soit festif. Il y a toute une série de règles à respecter et de choses auxquelles il faut absolument penser.

“Quel type de soirée puis-je organiser ? Quelles sont les démarches à effectuer ?”

Il faut déterminer si la soirée est privée ou publique. Les soirées publiques sont soumises à la réglementation communale. Il faut donc, dès la mise en place du projet, contacter ton administration communale et introduire une demande. Prévois suffisamment de temps pour effectuer les démarches, il faut parfois un certain laps de temps avant que la demande ne soit traitée et acceptée.

En ce qui concerne la ville de La Louvière, un délai de 45 jours avant la date de l’événement sur voie publique est nécessaire ; 30 jours pour l’occupation d’un local.

En plus de la commune, il faudra faire une déclaration auprès de l’antenne de police qui accueille l’événement. En ce qui concerne la commune de La Louvière voici le lien concerné: antenne de police

Garde aussi à l’esprit que si tu es mineur, tu ne peux pas signer les documents toi-même. La présence d’une personne majeure dans l’organisation est donc obligatoire afin de valider ton activité et signer les actes officiels.

“Comment m’organiser ?”

Il est important de bien budgétiser ta soirée et d’estimer le nombre de participants. Ensuite, choisis un lieu adapté (salle, chapiteau, hangar…). Ce lieu devra être contrôlé par les pompiers pour vérifier qu’il respecte les normes et obtenir une autorisation.

Vérifie les conditions dans le contrat de location : nettoyage, montage et démontage du matériel, caution, consommation d’électricité. Certains contrats imposent de passer par un traiteur ou un brasseur spécifique. Lis toujours le contrat et ses annexes avec attention. 

“Est-ce qu’il faut une assurance ?”

Il est conseillé de souscrire une assurance en responsabilité civile. On ne sait jamais, un de tes invités pourrait causer des dégâts, il pourrait y avoir un souci avec la déco… Les accidents sont vite arrivés et cela peut coûter très cher. N’hésite pas à prendre des renseignements auprès d’un assureur.

S’il s’agit d’un événement d’envergure, pense à contacter un service de sécurité, communément appelé “des sorteurs”, mais également à vérifier que tu t’adresses à une société agréée, c’est très important pour ta compagnie d’assurance.

“Et au niveau de la communication ?”

Une communication soignée est essentielle si tu veux que ton événement soit une réussite.
Pour que le public soit au rendez-vous, ne compte pas que sur le bouche à oreille et mise sur d’autres moyens de communication efficaces :

● Internet avec des sites spécialisés dans la promotion d’événements en tous genres ;
● les réseaux sociaux ;
● le communiqué de presse ;
● les affiches et flyers.

Tu peux contacter un professionnel pour s’occuper de la communication mais cela a un coût. Si tu te débrouilles, tu peux également réaliser les flyers et l’affiche toi-même.
N’oublie pas que tu dois préciser sur ton matériel promotionnel le nom de l’éditeur responsable et la mention « ne pas jeter sur la voie publique ». Attention, dans certaines communes une taxe sera prélevée si tu souhaites distribuer ta pub dans la rue.

Certaines entreprises acceptent le sponsoring : en échange de la visibilité de leur marque, entreprise… pendant l’événement, ils peuvent financer une partie de l’événement.

“Est-ce que les droits d’auteur s’appliquent ?

Rares sont les soirées sans musique et qui dit “musique”, dit “droits d’auteur”.

Le paiement de ces droits est géré par UNISONO . Pour savoir comment procéder et obtenir le formulaire adéquat, il faut directement contacter le bureau régional de cette société. Tu peux estimer le montant qui te sera demandé grâce à leur simulateur de tarif.

“Est-ce que je peux engager du personnel ?”

Si tu fais appel à des musiciens professionnels, des stewards, une troupe, etc., il est nécessaire d’établir un contrat si tu veux éviter les mauvaises surprises. Ce document précise la nature de la transaction entre les deux parties. Sur le contrat doivent impérativement apparaître les noms et adresses des deux parties, des infos sur la prestation (durée, matériel, etc.), le lieu, la date, l’heure et bien-sûr le montant du cachet. Il doit ensuite être imprimé et signé en deux exemplaires.

Pour les artistes, il existe l’Indemnité des Arts en amateur (ex RPI). S’il s’agit de bénévoles, la situation est quelque peu différente, nous t’invitons à consulter notre fiche sur le bénévolat.

“Et la planète dans tout ça ?”

Toute action a un impact sur ton environnement ; pour optimiser les bénéfices (rencontres, plaisir, expériences, découvertes…) et minimiser les impacts négatifs (déchets, consommation d’énergie, nuisances sonores…). Voici quelques conseils d’écocitoyens engagés et expérimentés qui te guideront dans tes démarches : eventecocitoyen.be

“Qui contacter si je veux m’informer/informer les participants sur les risques festifs ?”

Le label Quality Nights montre que tu prends soin du bien-être de ton public. Il t’aide à mettre en place des actions pour réduire les risques liés aux soirées : bruit, consommation de produits, sécurité, relations sexuelles, conflits, etc.
Selon l’événement (type de soirée ; s’il est ponctuel/récurrent), tu peux demander à le faire labelliser ou à une équipe du projet d’intervenir ce jour là.

“Vous avez un dernier conseil ?”

Pour terminer, le dernier conseil que nous te donnerons, c’est de ne pas sous-estimer l’ampleur de la tâche au risque de te laisser déborder, n’hésite pas à te faire aider. Bonne chance et amuse-toi bien !