Organiser un événement


Un concert, une soirée avec DJ, une soirée caritative, une représentation théâtrale… S’il te vient l’envie d’organiser un événement, tu dois savoir qu’au-delà de l’aspect “festif”, il y a toute une série de règles à respecter et de choses auxquelles il faut absolument penser.

“Quel type de soirée puis-je organiser ? Quelles sont les démarches à effectuer ?”

Il faut déterminer s’il s’agit d’une soirée privée ou publique (couverte, non-couverte) car les manifestations publiques font l’objet d’une réglementation communale. Il faut donc, dès la mise en place du projet, contacter ton administration communale et introduire une demande. Ne t’y prends pas à la dernière minute pour effectuer les démarches, il faut parfois un certain laps de temps avant que la demande ne soit traitée et acceptée.
En ce qui concerne la ville de La Louvière, un délai de 45 jours avant la date de l’événement sur voie publique est nécessaire ; 30 jours pour l’occupation d’un local.
En plus de la commune, il faudra faire une déclaration auprès de l’antenne de police qui accueille l’événement.

Garde aussi à l’esprit que si tu es mineur, tu ne peux pas signer les documents toi-même. La présence d’une personne majeure dans l’organisation est donc obligatoire afin de cautionner ton activité et signer les actes officiels.

“Comment m’organiser ?”

Il est primordial de budgétiser ta soirée le plus précisément possible, d’évaluer le nombre de personnes qui seront présentes pour ensuite louer un lieu correspondant à ce nombre (salle, chapiteau, hangar, etc.). Ce lieu devra être évalué par les pompiers afin de vérifier la conformité des normes et délivrer un autorisation pour l’exploitation.

Dans certains contrats de location, il faut tenir compte des modalités concernant le nettoyage, le montage/démontage du matériel, l’existence d’une caution, les suppléments pour la consommation d’électricité, l’obligation de faire appel à un brasseur ou à un traiteur en particulier, etc. Bref, le contrat et ses annexes doivent être lus avec la plus grande attention.

“Est-ce qu’il faut une assurance ?”

Il est conseillé de souscrire une assurance en responsabilité civile. On ne sait jamais, un de tes invités pourrait causer des dégâts, il pourrait y avoir un souci avec la déco… Les accidents sont vite arrivés et ceux-ci peuvent coûter parfois très cher. N’hésite pas à prendre des renseignements auprès de d’un assureur.

De même que s’il s’agit d’un événement d’envergure, pense à contacter un service de sécurité, communément appelé “des sorteurs”, mais également à vérifier que tu t’adresses à une société agréée, c’est très important pour ta compagnie d’assurance.

“Et au niveau de la communication ?”

Une communication soignée est essentielle si tu veux que ton événement soit une réussite.
Pour que le public soit au rendez-vous, ne compte pas que sur le bouche à oreille et mise sur d’autres moyens de communication efficaces :

● Internet avec des sites spécialisés dans la promotion d’événements en tous genres ;
● les réseaux sociaux ;
● le communiqué de presse ;
● les affiches et flyers.

Tu peux contacter un professionnel pour s’occuper de la communication mais cela a un coût. Si tu te débrouilles, tu peux également réaliser les flyers et l’affiche toi-même.
N’oublie pas que tu dois préciser sur ton matériel promotionnel le nom de l’éditeur responsable et la mention « ne pas jeter sur la voie publique ». Attention, dans certaines communes une taxe sera prélevée si tu souhaites distribuer ta pub dans la rue.

Certaines entreprises acceptent le sponsoring : en échange de la visibilité de leur marque, entreprise… pendant l’événement, ils peuvent financer une partie de l’événement.

“Est-ce que les droits d’auteur s’appliquent ?

Rares sont les soirées sans musique et qui dit “musique”, dit “droits d’auteur“.
Le paiement de ces droits est géré par la SABAM (Société Belge des Auteurs Compositeurs et Editeurs). Pour savoir comment procéder et obtenir le formulaire adéquat, il faut directement contacter le bureau régional de cette société. Tu peux estimer le montant qui te sera demandé grâce à leur simulateur de tarif.

“Est-ce que je peux engager du personnel ?”

Si tu fais appel des musiciens professionnels, des stewards, une troupe, etc., il est nécessaire d’établir un contrat si tu veux éviter les mauvaises surprises. Ce document précise la nature de la transaction entre les deux parties. Sur le contrat doivent impérativement apparaître les noms et adresses des deux parties, des infos sur la prestation (durée, matériel, etc.), le lieu, la date, l’heure et bien-sûr le montant du cachet. Il doit ensuite être imprimé et signé en deux exemplaires.

Pour les artistes, il existe le régime des petites indemnités (RPI).
S’il s’agit de bénévoles, la situation est quelque peu différente, nous t’invitons à consulter notre fiche sur le bénévolat.

“Et la planète dans tout ça ?”

Toute action a un impact sur ton environnement ; pour optimiser les bénéfices (rencontres, plaisir, expériences, découvertes…) et minimiser les impacts négatifs (déchets, consommation d’énergie, nuisances sonores…). Voici quelques conseils d’écocitoyens engagés et expérimentés qui te guideront dans tes démarches : eventecocitoyen.be

“Qui contacter si je veux m’informer/informer les participants sur les risques festifs ?”

Le label Quality Nights prouve que tu te préoccupes du bien-être de ton public en mettant en place une série d’actions afin de réduire les risques liés au milieux festif (risques auditifs, consommation de produits psychotropes, retour au domicile, relations sexuelles non protégées, conflits/violence, etc.). Selon l’événement (type de soirée ; s’il est poncuel/récurrent), tu peux demander à le faire labelliser ou à une équipe du projet d’intervenir ce jour là.

“Vous avez un dernier conseil ?”

Pour terminer, le dernier conseil que nous te donnerons, c’est de ne pas sous-estimer l’ampleur de la tâche au risque de te laisser déborder, n’hésite pas à te faire aider. Bonne chance et amuse toi bien !

En savoir plus
Pour la réglementation communale de La Louvière –  ou ou au 064/27.78.11
Ville de La Louvière – Formulaire général “organisation d’événement” (pdf) ou faire la demande en ligne via l’e-guichet
 Liste d’entreprises de gardiennages agréées – vigilis.be
 La Police de Marche – “Vade mecum d’organisation d’un événement” (pdf)
 Sabam eLicensing – Faire une demande ou une simulation
SabamQue fait la Sabam ?  – Qui peut prétendre à des droits d’auteurs ?D’où provient l’argent ?Comment les droits sont-ils répartis ?

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